Como trabalhar com dados externos no Excel
O Excel é uma das ferramentas mais poderosas para análise de dados. Uma das suas funções mais úteis é a capacidade de trabalhar com dados externos, permitindo que os usuários importem e exportem informações de várias fontes. Neste artigo, exploraremos as diferentes maneiras de utilizar os dados externos no Excel e como isso pode beneficiar o trabalho diário.
O que são dados externos?
Dados externos referem-se a informações que estão fora do arquivo do Excel e que precisam ser importadas ou vinculadas. Esses dados podem vir de outras planilhas, bancos de dados, arquivos de texto ou da web. O Excel pode trazer esses dados e inseri-los em sua planilha, tornando-os disponíveis para análise e cálculo.
Por que trabalhar com dados externos?
A principal vantagem de trabalhar com dados externos é a possibilidade de obter informações variadas e mais precisas para a análise. Muitas vezes, os dados que precisamos estão armazenados em formatos diferentes e em sistemas externos. Ao importar esses dados no Excel, podemos aproveitar os recursos da ferramenta para gerar relatórios, gráficos e análises avançadas.
Como importar dados externos no Excel?
Existem várias opções para importar dados externos no Excel. Através do recurso de “Obter dados externos” na guia “Dados”, você pode escolher uma das seguintes maneiras:
- De outras planilhas do Excel
- De um arquivo CSV
- De um arquivo de texto
- De uma página da web
- De uma conexão de banco de dados
Ao clicar em uma dessas opções, o Excel abrirá um assistente para guiá-lo através do processo de importação e vinculação dos dados externos.
Qual a diferença entre importar e vincular dados externos?
Importar dados externos significa copiar e colar os dados de um arquivo externo para dentro do Excel. Os dados importados são armazenados dentro do arquivo do Excel e não estão mais vinculados ao arquivo externo. Já o vincular dados externos é quando criamos uma conexão entre o arquivo externo e o Excel, permitindo que quaisquer alterações feitas no arquivo externo sejam refletidas no Excel.
Como atualizar dados vinculados no Excel?
Se você vinculou dados externos à sua planilha do Excel e posteriormente fizer alterações no arquivo externo, é possível atualizar os dados vinculados para refletir essas mudanças. Para fazer isso, basta ir na guia “Dados” e selecionar “Atualizar tudo” ou “Atualizar ligações”. O Excel perguntará se deseja atualizar todos os dados vinculados, permitindo que você selecione como deseja atualizá-los.
Como proteger dados externos no Excel?
Com a importação de dados externos, pode ser necessário proteger informações confidenciais. Para isso, é possível usar a opção “Remover informações confidenciais” na guia “Revisão” antes de importar os dados, bem como estabelecer senhas para proteção da planilha. Além disso, é importante ter cuidado com quem tem acesso ao arquivo do Excel.
Como filtrar dados externos no Excel?
Depois de importar dados externos no Excel, é possível filtrá-los para realizar análises mais precisas. Para isso, basta destacar a tabela de dados e clicar na guia “Dados”, onde escolherá a opção “Filtro”. O Excel oferece várias opções de filtros para escolher, incluindo classificação, valor, data e muito mais.
Como organizar dados externos no Excel?
Organizar dados externos no Excel pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente se estivermos lidando com grandes quantidades de informações e diferentes formatos. Para tornar a organização mais eficiente, podemos usar grupos, que permitem expandir e recolher dados relacionados, facilitando a visualização e a análise. Além disso, a guia “Inserir” oferece várias opções para adicionar gráficos e tabelas dinâmicas para deixar os dados mais visualmente agradáveis e fáceis de entender.
Como exportar dados do Excel?
Além de importar dados externos, o Excel também oferece a possibilidade de exportar as informações que estão dentro da planilha. Para fazer isso, vá na guia “Arquivo” e selecione “Salvar como”. Escolha um formato de arquivo compatível (como PDF, CSV ou XML) e salve-o em seu computador. É importante lembrar que ao exportar dados em um formato diferente do Excel, pode haver perda de formatação, cálculos e outros recursos.
Como criar um relatório com dados externos?
Uma das maiores vantagens de trabalhar com dados externos no Excel é a capacidade de gerar relatórios personalizados de maneira rápida e fácil. Para criar um relatório, primeiro, vá na guia “Inserir” e selecione a opção de tabela dinâmica. Em seguida, escolha os dados que deseja incluir no relatório e selecione a opção “Criar” ou “Inserir tabela dinâmica”. Agora, use as ferramentas disponíveis para configurar o relatório, incluindo gráficos e filtros, de acordo com suas necessidades.
Em resumo, trabalhar com dados externos no Excel pode ser muito vantajoso, oferecendo acesso a informações variadas e facilitando a análise de dados. O Excel oferece várias opções para importar, vincular, filtrar e organizar informações, além de permitir a geração de relatórios personalizados com informações extras. Com essas ferramentas, é possível se beneficiar plenamente das informações disponíveis, gerando insights valiosos para o trabalho diário.