Introdução:
O Excel é uma das ferramentas mais utilizadas para gerir dados em empresas e diversas organizações. Com ele, é possível gerar relatórios, gráficos e tabelas que ajudam a entender melhor o contexto de determinado setor. No entanto, com tantos recursos embutidos na plataforma, pode ser difícil saber como ser mais produtivo no Excel.
Por isso, neste artigo, trouxemos algumas dicas e macetes para quem deseja melhorar a produtividade no Excel. Com essas informações em mãos, será possível automatizar tarefas, ganhar tempo e evitar erros comuns.
1. Como utilizar atalhos do teclado para agilizar a navegação no Excel
Alguns atalhos do teclado podem ajudar e muito no desempenho do trabalho com Excel. Entre eles, podemos destacar:
- CTRL + N: criar uma nova planilha em branco
- CTRL + O: abrir uma planilha existente
- CTRL + C e CTRL + V: copiar e colar, respectivamente
- CTRL + Z: desfazer a última ação
- F2: editar uma célula
- F4: repetir a última ação
Esses atalhos são apenas alguns exemplos. Para conhecer mais deles, vá até a aba “Ajuda” do Excel e pesquise por “atalhos do teclado”.
2. Como utilizar a função AUTOSUM para somar valores
A função AUTOSUM pode ser uma grande aliada para quem precisa somar valores no Excel. Para utilizá-la, basta selecionar a célula onde o resultado da soma aparecerá. Em seguida, clique no botão “Somatório Automático” (localizado ao lado da barra de fórmulas, no topo da tela).
Depois disso, selecione as células que deseja somar e pressione “Enter”. O resultado da soma será mostrado automaticamente na célula selecionada anteriormente.
3. Como utilizar filtros para organizar dados
Muitas vezes temos uma grande quantidade de dados em uma planilha. E pode ser difícil analisá-los da forma correta. Por isso, os filtros são uma ótima opção para organizar esses dados e tornar a análise mais fácil.
Para utilizar os filtros, selecione as células que deseja filtrar e vá até a aba “Dados”. Em seguida, clique em “Filtro” e escolha as opções que deseja para filtrar as informações contidas nas células.
4. Como criar e utilizar macros para automatizar tarefas no Excel
Macro é uma sequência de comandos que pode ser gravada no Excel e executada sempre que desejado. Ou seja, é uma forma de automatizar tarefas repetitivas.
Para criar uma macro, vá até a aba “Desenvolvedor” (se essa aba não aparecer, vá até “Opções” > “Personalizar faixa de opções” e marque a opção “Desenvolvedor”). Em seguida, clique em “Gravar Macro” e escolha um nome para a macro.
Após dar um nome para a macro, realize as ações que deseja automatizar e em seguida clique em “Parar Gravação”.
Para utilizar a macro, vá até a aba “Desenvolvedor” e clique em “Macros”. Depois disso, selecione a macro que deseja usar e clique em “Executar”.
5. Como utilizar as tabelas dinâmicas para analisar informações de forma mais fácil
As tabelas dinâmicas são ótimas para analisar informações de forma mais fácil. Elas permitem que você crie um resumo rápido (e interativo) dos dados da planilha.
Para criar uma tabela dinâmica, selecione as informações que deseja analisar e vá até a aba “Inserir”. Em seguida, clique em “Tabela Dinâmica” e escolha as opções que deseja para essa tabela.
Depois disso, clique e arraste as informações para as áreas “Linhas”, “Colunas”, “Valores” e “Filtros” para organizar a tabela dinâmica da forma como desejar.
6. Como utilizar validação de dados para evitar erros de digitação
A validação de dados é uma forma de criar restrições para o tipo e formato de informações que podem ser digitadas em uma célula do Excel. Ela é ótima para evitar erros de digitação e manter a integridade dos dados de sua planilha.
Para utilizar a validação de dados, selecione a célula que deseja validar e vá até a aba “Dados”. Depois disso, clique em “Validação de dados”. Em seguida, escolha as opções que deseja para essa validação (como por exemplo: permitir apenas números, permitir apenas texto, etc).
7. Como utilizar a ferramenta “Preencher” para economizar tempo
O recurso “Preencher” do Excel é excelente para economizar tempo na hora de digitar valores repetitivos. Com ele, é possível preencher uma sequência de células com a mesma informação.
Para utilizar o “Preencher”, digite o valor que deseja em uma célula e arraste o mouse pelos demais campos que deseja preencher. O Excel preencherá os demais campos com a mesma informação:
8. Como utilizar a formatação condicional para destacar informações importantes
A formatação condicional é uma ótima ferramenta para destacar informações importantes em sua planilha. Com ela, é possível formatar células de acordo com um critério pré-determinado.
Para utilizar a formatação condicional, selecione as células que deseja formatar e vá até a aba “Página Inicial”. Depois disso, clique em “Formatação Condicional” e escolha as opções que desejar para essa formatação.
9. Como utilizar a função PROCV para localizar informações em uma tabela
A função PROCV é uma das mais úteis dentro do Excel. Ela permite localizar informações em uma tabela por meio de um termo de pesquisa (palavra ou número).
Para utilizar a função, selecione a célula onde deseja que o resultado da PROCV seja exibido. Em seguida, digite a fórmula: =PROCV(coisa que quer pesquisar; tabela onde está o que você quer pesquisar; número da coluna que contém a informação que você deseja; falso).
Substitua os campos destacados pela respectiva informação. Por exemplo: =PROCV(“joão”;A1:B10;2;falso). Nesse caso, a fórmula buscará pelo nome “joão” na tabela A1:B10, na segunda coluna e retornará a informação correspondente.
10. Como utilizar o recurso “Rastrear Precedentes” para entender a relação entre as células
O recurso “Rastrear Precedentes” é ótimo para entender a relação entre as células dentro de uma planilha. Com ele, é possível descobrir quais células são responsáveis pelo valor de uma determinada célula.
Para utilizar o recurso, selecione a célula e vá até a aba “Fórmulas”. Depois disso, clique em “Rastrear Precedentes” e escolha as opções que deseja para essa rastreabilidade.
Conclusão:
Com essas dicas e macetes, é possível ser mais produtivo no Excel e evitar erros comuns na manipulação de dados e informações. Com um pouco de prática e dedicação, é possível automatizar tarefas, economizar tempo e produzir resultados ainda melhores.